Kaufmännische Hausverwaltung

Kaufmännisches Immobilienmanagement

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Aktives Immobilienmanagement ist mehr als bloße Verwaltung eines Mehrfamilienhauses oder einer Wohneinheit. Um Werterhalt, Wertsteigerung und Rendite Ihrer Immobilie sicherzustellen ist eine kontinuierliche, verbindliche, fachlich fundierte und rechtssichere Bewirtschaftung unabdingbar. Ob Anlageimmobilien, Wohnimmobilien, Eigentumswohnungen oder Gewerbeimmobilien – wir treten für Ihre Interessen ein:

• Permanente Kostenanalyse/-optimierung
• Regelmäßige Objekt-/Wohnungsbegehungen mit Situations-/Zustandsanalyse
• Konfliktprävention und Mediation statt hoher Anwalts-/Gerichtskosten
• Abwicklung Zahlungsströme über offene Treuhandkonten
• Maßnahmen zur Reduktion des Mietausfallrisikos
• Durchsetzung von Mietanpassungen
• Straffes Forderungsmanagement
• Kündigungshandling, Neuvermietung, Wohnungsabnahmen, Kautionsmanagement
• Berücksichtigung aktuellster Rechtsnormen, Richtlinien, Vorschriften und geltender Rechtsprechung
• Notgeschäftsführung gem. §§ 677 ff. BGB falls erforderlich
• Vertretung des Eigentümers gegenüber Dritten
• Regelmäßiger Eigentümerbericht zu allen Finanztransaktionen und dem aktuellen Finanzstatus
• betriebswirtschaftliche Auswertung für Steuerberater/-in
• 4-Augen-Prinzip, Revisionssichere und verbindliche Arbeitsprozesse
• IT-Systemgestützte Datenhaltung und Datenverarbeitung
• 3-fach Datensicherung im laufenden Betrieb, Einhaltung Datenschutzrichtlinie
• Mandantenfähige Objektbuchhaltung
• Datenverwaltung zu Eigentümern, Mietern, Gebäuden, Wohnungen, Zählern, Eichintervallen
• Führung Bankkonten, Umlagekonten, Umlageschlüssel etc.
• HBCI/SEPA-Banking, Zahlungsverkehr, Mietinkasso, automatisiertes Mahnverfahren
• Prüfung aller Zahlungsein-/ausgänge, Führung offene Posten
• Heizkostenabrechnung, Nebenkostenabrechnung, Betriebskostenabrechnung
• Mieter-/Eigentümerabrechnung, Auswertung haushaltsnaher Dienstleistungen, Jahresabschluss
• Transparente Objekt-/Mieterakten, ordnungsgemäße Belegführung, rechtskonforme Archivierung

Sie wollen selbst Ihr Immobilieneigentum verwalten ? Im Folgenden finden Sie einige Aspekte allein zum Thema Mietnebenkosten:

Betriebskosten – Überblick

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Die Verwaltungskosten sowie die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten zählen nicht zu den Betriebskosten.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung
Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25.11.2003, BGBl I S. 2346.
In der Umlagevereinbarung werden unklare Begriffe verwendet, z. B. „Nebenkosten“ statt „Betriebskosten“. Dies hat zur Folge, dass keine wirksame Umlagevereinbarung zustande kommt, weil sich aus dem Begriff der „Nebenkosten“ nicht ergibt, welche konkreten Kosten der Mieter neben der Miete zu tragen hat. Bei der Umlagevereinbarung sollten daher klare und eindeutige Begriffe verwendet werden.
In der Umlagevereinbarung ist zwar vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten zu tragen hat. Die sog. „sonstigen Betriebskosten“ i. S. v. § 2 Nr. 17 der BetrKV werden in dem Mietvertrag aber nicht genannt. Bei dieser Vertragsgestaltung werden die sonstigen Betriebskosten von der Umlagevereinbarung nicht erfasst.
Der Formularmietvertrag sieht alternativ eine Betriebskostenvollumlage und eine Betriebskostenpauschale vor. In diesem Fall muss kenntlich gemacht werden, welche Alternative gewollt ist; anderenfalls gilt eine Betriebskostenpauschale als vereinbart. Der Formularmietvertrag enthält eine Auflistung einzelner Betriebskostenpositionen und sieht vor, dass die umzulegenden Betriebskosten angekreuzt werden sollen.
Wird ein solches Formular verwendet, müssen alle Betriebskosten angekreuzt werden, die beim Vertragsschluss anfallen. Will der Vermieter sicherstellen, dass solche Betriebskosten umgelegt werden können, die während der Mietzeit neu entstehen, muss zusätzlich eine Mehrbelastungsabrede vereinbart werden.

Betriebskosten – Definition
Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer (oder Erbbauberechtigten) durch das Eigentum (oder das Erbbaurecht) am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.
Nicht zu den Betriebskosten zählen:
– Verwaltungskosten, d. h. die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung.
– Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, d. h. die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen.[3]
– Kosten, die dem Mieter durch die Benutzung der Wohnung laufend entstehen (z. B. die Kosten des Energieverbrauchs innerhalb der Wohnung, wenn der Mieter selbst Vertragspartner des Energielieferanten ist).
– Kosten, die vom Mieter üblicherweise außerhalb der Miete unmittelbar getragen werden.
Gewohnheitsmäßige Kostenübernahme durch Mieter
Es besteht in verschiedenen Gebieten die gewohnheitsmäßige Übung, dass verschiedene Kosten, die grundsätzlich den Eigentümer treffen (z. B. Müllabfuhr, Entwässerung, Straßenreinigung), unmittelbar vom Mieter gezahlt werden. In diesen Fällen sind diese Kosten nicht als Betriebskosten anzusetzen.
Der Begriff der Betriebskosten setzt weiterhin voraus, dass die Kosten dem Eigentümer laufend entstehen. Jedoch brauchen die Kosten weder in derselben Höhe noch in denselben Zeitabständen, z. B. jährlich, anzufallen. Auch Kosten, die turnusmäßig, z. B. alle 3 bis 5 Jahre für die Reinigung des Öltanks, Überprüfung des Fahrstuhls durch den TÜV, Baumpflegemaßnahmen, entstehen, zählen zu den Betriebskosten.
Einmalig anfallende Kosten
Dagegen fallen einmalig oder in nicht voraussehbaren Zeitabständen entstehende Kosten nicht unter den Begriff der Betriebskosten (z. B. zählen die Kosten für eine einmalige Sperrmüllabfuhr nicht zu den Kosten der Müllabfuhr).

Die Betriebskostenverordnung

Sie ist sowohl zur Ermittlung des Umfangs der Betriebskosten als auch zur Ermittlung des Inhalts der einzelnen Betriebskostenarten heranzuziehen. So ergibt sich z. B. aus § 2 Nr. 2 BetrKV, dass die Kosten der Wasserversorgung unter den Begriff der Betriebskosten fallen und weiterhin, dass zu dem Inhalt dieser Betriebskostenart gehören
– die Kosten des Wasserverbrauchs,
– die Grundgebühren,
– die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern sowie
– die Kosten ihrer Verwendung einschließlich der Kosten der Eichung sowie
– die Kosten der Berechnung und Aufteilung,
– die Kosten der Wartung von Wassermengenreglern,
– die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe.

Umlage der Betriebskosten auf den Mieter

Der Mieter ist zur Zahlung von Betriebskosten bzw. zur Leistung einer Vorauszahlung auf die Betriebskosten nur verpflichtet, wenn und soweit dies vertraglich ausdrücklich vereinbart wurde.
Fehlt eine entsprechende vertragliche Vereinbarung, sind die Betriebskosten in der Miete enthalten und können nicht zusätzlich verlangt werden.
Ein Rechtsanspruch auf nachträgliche Änderung des Mietvertrags bzw. Abschluss entsprechender Vereinbarungen besteht grundsätzlich nicht. Nur im Ausnahmefall kann sich ein Umlagerecht im Wege der ergänzenden Vertragsauslegung ergeben, wenn z. B. dem Vermieter nach Vertragsabschluss Betriebskosten aufgrund von baulichen Änderungen durch den Mieter entstehen.
Neue, d. h. nach Abschluss des Mietvertrags entstandene Betriebskosten (z. B. Prämien einer nachträglich abgeschlossenen Sach- oder Haftpflichtversicherung für das Gebäude) bzw. neu eingeführte öffentliche Abgaben können anteilig auf die Miete umgelegt werden. Voraussetzung ist eine entsprechende ausdrückliche Vereinbarung.
Werden öffentliche Abgaben neu eingeführt oder entstehen Betriebskosten neu, so können diese vom Vermieter im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften umgelegt und angemessene Vorauszahlungen festgesetzt werden.
Eine solche Klausel ist wirksam, da dem Mieter durch den Wortlaut klar und verständlich aufgezeigt wird, dass er mit neu hinzutretenden Betriebskosten rechnen muss. Daher ist es nicht zu beanstanden, dass der Mieter erst durch den Erhalt der Nebenkostenabrechnung von den neu eingeführten Betriebskosten bzw. den neuen öffentlichen Abgaben Kenntnis erlangt. Auch die Bezugnahme der Klausel auf die gesetzlichen Vorschriften ist zulässig, da durch die Bezugnahme gerade verhindert wird, dass grundsätzlich nicht umlagefähige Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden.
Die Kosten für erstmals abgeschlossene Versicherungen sind neue Betriebskosten, wobei es nicht darauf ankommt, dass bei Abschluss des Mietvertrags bereits das (versicherte Schadens-)Risiko vorhanden gewesen ist.
Letztlich ist die Umlagefähigkeit auch nicht davon abhängig, dass dem Mieter durch die neu entstandenen Kosten Vorteile entstehen.
Hat sich der Mieter zur Zahlung von Betriebskosten verpflichtet, kann er sich nicht darauf berufen, er habe von den konkreten Kostenpositionen keinen Vorteil.
Rückwirkende Erhöhungen der Betriebskosten (z. B. der Grundsteuer) kann der Vermieter von Geschäftsräumen auf den Mieter umlegen, wenn der Mietvertrag eine sog. Mehrbelastungsklausel enthält.

Bei sog. Altverträgen, d. h. Mietverträgen, die vor dem 1.9.2001 abgeschlossen wurden, ist eine einseitige Erhöhung einer (nicht abzurechnenden) Betriebskostenpauschale bzw. die Neueinführung von Betriebskosten zulässig (Art. 229 § 3 Abs. 4 EGBGB). Voraussetzung ist, dass im Mietvertrag ein entsprechender Vorbehalt, z. B. in Form einer Mehrbelastungsklausel enthalten und die Klausel mit den Vorschriften des § 560 Abs. 1, 2 BGB vereinbar ist.
Tritt durch Erhöhung oder Neueinführung von Betriebskosten eine Mehrbelastung des Vermieters ein, ist der Mieter verpflichtet, den entsprechenden Mehrbetrag vom Zeitpunkt der Entstehung an zu zahlen.
Ein ausdrücklicher Nachforderungsvorbehalt bei den jeweiligen Betriebskostenabrechnungen ist nicht erforderlich.
Bei Wohnräumen können rückwirkende Erhöhungen nur nach Maßgabe des § 560 Abs. 2 Satz 2 BGB umgelegt werden. Abweichende Vereinbarungen sind unwirksam.
Nach dem Rechtsentscheid des OLG Hamm genügt für die Umlegung aller in der Betriebskostenverordnung enthaltenen Betriebskosten die vertragliche Bestimmung, dass für die „Betriebskosten gem. Betriebskostenverordnung“ neben der Miete ein monatlicher Vorauszahlungsbetrag in Höhe von … EUR zu leisten ist. Dies gilt auch dann, wenn (entgegen einer im Mietvertrag enthaltenen Klausel) eine Betriebskostenaufstellung nicht beigefügt war und dem Mieter auch sonst der Inhalt der Anlage 3 zu § 27 II. BV bzw. Betriebskostenverordnung nicht mitgeteilt oder erläutert wurde. Eine zusätzliche Erläuterung oder Beifügung des Betriebskostenkatalogs der Betriebskostenverordnung ist nach dieser Rechtsprechung für eine wirksame Umlage nicht mehr erforderlich.
Etwas anderes gilt nur bei der Umlage von „Sonstigen Betriebskosten“ nach § 2 Nr. 17 BetrKV; diese müssen nach überwiegender Meinung genau bezeichnet werden.

Am 1.1.2004 ist die neue Betriebskostenverordnung in Kraft getreten. Sie hat die umlagefähigen Betriebskosten gegenüber dem bisherigen Betriebskostenkatalog der Anlage 3 zu § 27 II. BV (gültig bis 31.12.2003) um einige Positionen erweitert. Neu eingeführt wurde die Umlage z. B.
– der Eichkosten von Erfassungsgeräten,
– der Kosten für Müllkompressoren u. Ä.,
– Wäschetrockner u. Ä.,
– der Prämien für eine Elementarschadensversicherung und
– der Gebühren für die Kabelweitersendung (s. im Einzelnen bei den jeweiligen Betriebskosten).

Alte Vereinbarungen bleiben wirksam. Übergangsregelungen hat der Gesetzgeber nicht bestimmt. Wurde daher in einem vor dem 1.1.2004 abgeschlossenen Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter „Betriebskosten gem. Anlage 3 zu § 27 II. BV“ trägt, verbleibt es bei dieser Vereinbarung. Die neuen Positionen gemäß der Betriebskostenverordnung können in diesem Fall nicht auf den Mieter umgelegt werden. Gleiches gilt, wenn nach dem 1.1.2004 veraltete Mietvertragsvordrucke verwendet werden, in denen noch die Verweisung auf die Anlage 3 zu § 27 II. BV enthalten ist.
Wurden in dem alten Mietvertrag dagegen lediglich die „Betriebskosten“ auf den Mieter umgelegt – ohne Verweisung auf die Anlage 3 zu § 27 II. BV bzw. ohne Abdruck des alten Betriebskostenkatalogs –, kann die Auffassung vertreten werden, dass in diesem Fall für den Umfang der Betriebskosten die jeweils geltende gesetzliche Definition der Betriebskosten und somit die neue Betriebskostenverordnung maßgeblich ist.

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